Suy nghĩ xung quanh việc đừng cố làm tất cả

Sau rất nhiều sai lầm, mang lại kết quả kém, rồi những ngày làm tối mặt tối mũi nhưng rồi hiệu quả cũng chẳng đi đến đâu. Cuối cùng mình cũng có một chút khái niệm trong đầu về ý nghĩa của việc: “Giao việc”.

Tuần vừa qua, mình đã phụ trách nhiều đầu việc khác nhau, trong đó có việc push sale khoá học, truyền thông phim, phụ trách group và phụ trách làm clip. Và mình đã làm mọi thứ rối loạn lên hết cả khi không biết giao phó, đâm đầu làm những việc tủn mủn mà không nhìn toản thể.

Vấn đề ở mình là tới giờ mình vẫn có ý thức việc đến thì làm luôn, thay vì nghĩ cách làm, nghĩ xem ai làm thì phù hợp, và nên làm sao để công việc tổng thể chạy được trơn tru nhất. Nếu mình cứ thấy việc nào làm việc đó, hay tệ hơn là thấy việc nào dễ dễ xông vào đó làm trước, bỏ việc khó lại, thì có thể xảy ra những trường hợp sau:

  1. Mình không phải là người có chuyên môn giỏi nhất trong việc đó. Mình làm sẽ mất nhiều thời gian hơn, kết quả sẽ tệ hơn, kết quả là hiệu quả kém hơn nếu bỏ công ra tìm một người giỏi chuyên môn và hỗ trợ cho họ làm.
  2. Nếu mình tập trung vào làm việc nhỏ thay vì quản lý tiến trình thì trong lúc mình làm việc, các nhân sự khác lại ko có gì để làm, đến lúc mình làm xong thì mới đi giao việc, đi đốc thúc thì kiểu gì hiệu quả công việc cũng sẽ kém hơn nếu mình tập trung vào giải quyết công việc lớn, phân chia thành các đầu việc nhỏ, giao người phù hợp và bản thân quản lý tiến trình.
  3. Nếu mình thấy người này làm việc này họ có kỹ năng không tốt bằng bản thân mình, sau đó mình xông vào làm thay họ. Thì 10 lần sau mình vẫn sẽ phải tiếp tục vòng lặp như vậy nếu có công việc tương tự tái diễn. Thay vì để họ tự làm lần đầu chấp nhận mất thời gian, kết quả thấp, nhưng kết quả sẽ dần dần được cải thiện, thời gian làm cũng sẽ nhanh hơn nếu họ tập trung vào chuyên môn công việc đó.

Mình nhìn thấy gốc rễ chuyên môn của mình không thực sự giỏi điều gì, nên việc tốt nhất mình có thể làm để có thể đảm bảo hiệu quả công việc trong thời điểm hiện tại đó là focus vào mặt quản lý, phân chia, giao việc, theo dõi, hỗ trợ, đốc thúc, khen thưởng. Bản thân việc Theo dõi hỗ trợ nếu làm tới nơi tới chốn không hề dễ dàng và nhanh chóng. Nhưng mất thời gian những lúc đầu, những lần sau có thể nhàn hơn rất nhiều để có thể tập trung vào những công việc khác quan trọng hơn.

Những điều này không phải mình dễ dàng mà nhận ra được. Thậm chí sau khi viết ra, mình cũng thấy những dòng chữ này xuất hiện trong nhiều cuốn sách mình đã đọc mà mình đã tâm đắc gật gù. Nhưng chỉ có trải nghiệm thự tế mới thấy khi làm việc thì có những thứ chỉ có đến từ kinh nghiệm. Tuy rằng hiện tại mình giao việc, phân công vẫn chưa đủ tốt, nhưng khá hơn trước, mình ít ra cũng nghĩ đến việc này hàng ngày. Mình sẽ cố gắng luyện nó thành phản xạ để bản thân có thể hoàn thiện công việc tốt hơn.

Hạ Hồng Việt


Với một công việc bất kỳ, thì mục tiêu quan trọng nhất là  hoàn thành được công việc, nếu công việc đó không phải chuyên môn của mình thì hãy kiếm ra người giỏi chuyên môn và để cho họ thực hiện, mình chỉ nên là người follow hỗ trợ, và đảm bảo công việc đi đến đích. Nếu cố tình gò ép bản thân phải tự thực hiện cho bằng được, thì kết quả sẽ rất dễ là thảm họa.

Bên trên là câu đúc kết mình rút ra theo câu chữ của mình, nhưng 1000 năm nữa có ai xài lại, muốn trích nguồn Huyên Cosy thì cũng nhớ dùm là đây điều mình học được từ sếp, và qua trải nghiệm thực tế, chứ không phải bỗng 1 ngày đẹp giời tự mình nghĩ ra được đâu nhé.

Mình đã được trải nghiệm cả 2 vế của câu đúc kết trên:

  1. Để cho người giỏi chuyên môn làm công việc của họ, mình là người follow hỗ trợ, và kết quả rất tuyệt vời
  2. Tự gò ép bản thân phải thực hiện công việc không phải chuyên môn, và kết quả rất là tệ hại.

Cả 2 trải nghiệm đó đều liên quan tới việc tổ chức khóa học ZeroC dịp vừa rồi, và mình đã trải nghiệm  theo 1 trình tự logic cực kì ngược đời: sau lần 1 trải nghiệm theo cách 1, thì sang lần 2 mình lại chủ trương theo cách 2, như một sự cám dỗ dớ dẩn, và đó thật sự là điều mình không nên để bản thân mình tái phạm.

Mình nghĩ rằng nếu ai cũng nắm được tinh thần này, thì mọi người sẽ dễ thấy công việc, và cuộc đời sẽ được  nở hoa, rực rỡ, dạt dào hương thơm hihi

Chi tiết câu chuyện mình chia sẻ như bên dưới.

—————-

Tổ chức ZeroC Sài Gòn.

Khi nghĩ tới việc phải tổ chức lớp học này, mình nghĩ mình sẽ cần làm các công việc sau:

  1. Thu thập, tham khảo các checklist tổ chức event, tổ chức lớp học từ những người có kinh nghiệm
  2. Tự lên checklist riêng
  3. Hỏi các anh chị em mà mình nghĩ là nắm được thông tin để hỗ trợ xử lí từng đầu công việc
  4. Sau đó nhờ 1 bạn trong team đang ở SG hỗ trợ thực thi (vì mình ở Hà Nội).

Nhưng mình đã sai căn bản:

  1. Mình ở HN, vậy khi chạy chương trình thì ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính, nếu cô giáo có vấn đề cần xử lí nhanh, thì cô sẽ túm cổ đứa nào để xử lí công việc? Đương nhiên không thể là mình, vì mình đâu có mặt ở đó.
  2. Ngoài việc mình không hề có 1 tí chuyên môn nào trong việc tổ chức sự kiện nói chung, hay là lớp học nói riêng, thì mình cũng chẳng biết gì về Sài Gòn cả. Tìm phòng học ở đâu, chuẩn bị teabreak như thế nào, hoa quả gì, văn hóa tổ chức trong đó như thế nào… mình hoàn toàn không thể hiểu rõ được.
  3. Với tất cả những sự gà mờ của mình, lấy gì để đảm bảo checklist công việc của mình là hiệu quả?

Vậy thì lớp học sẽ như thế nào??? Chắc chắn là bung bét!!!

Thật may mắn, mình đã được “khai sáng” kịp thời.

Thay vì phải tự tay thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức lớp, thì mình được hướng dẫn cách làm cực kỳ hiệu quả và thông minh, đó là: tìm ra được người có thể lead tổ chức lớp, để bạn đó thực hiện và mình chỉ follow.

Mà thực ra mình cũng không phải tìm, mình được “ốp” cho một bạn trẻ tài năng, nhiệt tình giàu kinh nghiệm thực hiện.

Và bạn đã tổ chức lớp ZeroC Sài Gòn rất tốt. Không có gì bị chê trách cả. 1 tuần trước đó, mình thường xuyên nơm nớp lo sợ, cho đến khi em dzai siêu anh hùng xuất hiện, mình mới có được những ngày làm việc dễ thở hơn rất nhiều.

Tổ chức ZeroC Hà Nội

Đáng lý mình cũng nên làm như vậy ở lớp HN, nhưng chính xác là do tư duy hạn hẹp + suy nghĩ của một đứa siêu dốt nát trong việc tổ chức event, nên mình nghĩ là mình làm được thông qua việc tự học hỏi ra rút kinh nghiệm từ lớp SG, và kết quả là:

  • Có lớp học viên không nắm được lịch học, không đi học
  • Có lớp thì giáo viên bị báo sai giờ dạy, phải hủy một cuộc họp quan trọng để chạy vội tới.
  • Các lớp học không có hướng dẫn chỉ đường, học viên kêu than ầm ĩ
  • Có lớp học bị nhộn nhạo, mình không biết cách bao quát quản lý ra làm sao
  • … Vân vân và mây mây vấn đề về khâu tổ chức

Quan trọng nhất là ảnh hưởng tới tâm lý dạy học của cô giáo, và tâm thế tiếp thu bài của học viên. Đó là điều làm mình ân hận nhất.

Đáng lý, chỉ cần mình làm động tác tìm người lead việc tổ chức, thì mọi việc đã được suôn sẻ rồi.

Thật quá tội.

Kinh nghiệm rút ra từ việc tự tổ chức lớp HN có một cái giá quá đắt đỏ, mà thực tế là được đánh đổi bằng rất nhiều hệ lụy không bao giờ nên có, và mình thật sự coi như 1 nỗi đau, chẳng muốn nhắc lại.

Mình không bao giờ dám nói cái giá phải trả cho bài học này là xứng đáng vì thực tế mình chẳng phải trả giá gì cả, mình chỉ phải đánh đổi một tuần làm việc căng thẳng, gấp gáp, mệt mỏi, thiếu ngủ triền miên, nhưng không là gì so với việc ảnh hưởng tới chất lượng của buổi học, ảnh hưởng tới quyền lợi của bao nhiêu người liên quan trong buổi học, cả cô giáo và học viên.

Và thực ra, những bài học về kinh nghiệm tổ chức này thực tế là không cần phải có, nếu ngay từ đầu mình thực hiện theo đúng cách đã được chỉ ra: tìm đúng người, làm đúng việc, và tất cả sẽ cùng rất là happy.

Huyên Cosy

Trả lời