You are here
Home > Biệt đội Trăng Đen > Công ty 500 nhân sự làm truyền thông nội bộ như thế nào?

Công ty 500 nhân sự làm truyền thông nội bộ như thế nào?

Nội dung này không phải của Truyền thông Trăng Đen, mà là chia sẻ cá nhân của các thành viên Biệt đội Trăng Đen với cộng đồng. Team Truyền thông Trăng Đen đăng lại bài và đặt title.

Người chia sẻ: Chị Giang Đoàn (PR manager – DKT Technology., JSC )

Các công ty lớn đang làm truyền thông nội bộ như thế nào? Bạn có thể học hỏi được gì từ họ? Hãy cùng tham khảo những chia sẻ về cách mà công ty DKT – một công ty công nghệ tại Việt Nam với quy mô nhân sự lên tới 500 người đang thực hiện nhé.

1. DKT đang làm truyền thông nội bộ qua những kênh nào? Đánh giá hiệu quả của các hoạt động này ra sao?

(1) Radio

Trước đây từng có 1 chương trình gọi là Sóng cảm xúc, hàng tuần có các mẩu tâm sự gửi gắm yêu thương từ các DKTer dành cho nhau, tuy nhiên, chương trình chỉ kéo dài được vài tháng, vì ‘hết vốn’ tâm sự, nên chương trình dừng lại. Hiện giờ thì ghép vào chương trình live radio hàng tuần, vừa trực tiếp đưa các thông tin cập nhật hàng tuần, vừa tranh thủ ‘gửi tâm sự’ qua live radio, có 2 MC sẽ đọc trực tiếp (theo kịch bản chuẩn bị trước), và phát bài hát được yêu cầu (nhưng có tới 50% là MC phải tự phịa chuyện và troll các thành viên của công ty).

(2) Con đường thành công (CĐTC)

Đây là ‘đặc sản’ của DKT, là một hoạt động phát triển văn hóa của công ty. Đây là một chương trình được thực hiện đều đặn hàng tuần từ 303 tuần trở lại đây. Trước đây là hình thức chuẩn bị Slide, và cả công ty tập trung để lắng nghe MC ‘đọc’ kết quả tổng kết của 1 tuần các hoạt động diễn ra trong công ty: bao gồm các tin tức, sự kiện; báo cáo tóm tắt từ các bộ phận, khối trong công ty, và tiết mục vinh danh các cá nhân, bộ phận xuất sắc của tuần. Từ 1 năm trở lại đây, thay đổi hình thức từ slide sang video. Theo đó, team CĐTC thực hiện việc tổng hợp thông tin từ các trưởng bộ phận và ‘đóng gói’ thành kịch bản, ghi hình, dựng thành 1 video chừng 10 phút, và phát đồng loạt tại tất cả các văn phòng của DKT. Công nghệ mà bên hạ tầng của công ty cho phép phát từ 1 điểm, và tất cả các màn chiếu ở các văn phòng sẽ đồng loạt phát cùng nội dung.

(3) Bản tin qua Email (DKT news) tới toàn bộ DKTer và đăng tin trên kênh nội bộ (hệ thống riêng của Công ty )

Bản tin này thông báo với tần suất (1-2 lần/tuần) tùy vào nội dung cần truyền thông bao gồm các chính sách, sự kiện, các thông báo mới…kết hợp một cách linh hoạt với các kênh khác của công ty.

(4) Tạp chí nội bộ

Phát hành hàng tháng (thực hiện được 6 tháng đều), chỉ in một vài số để ở các văn phòng (vì chi phí in sẽ tương đối tốn kém). Chủ yếu là các bạn đọc qua bản pdf gửi qua mail. Nội dung cũng đa dạng, bao gồm những lời thư ngỏ, những bài phỏng vấn sâu, những chia sẻ về 1 vấn đề nào đó, tổng hợp các sự kiện nổi bật, các gợi ý địa điểm ăn/chơi vào các dịp lễ lạt..Truyện ngắn (tự sáng tác), game…
Cuối năm 2017, team PR nội bộ sẽ phát hành 1 bản của năm và in cho mỗi DKTer 1 cuốn (dự là 500 cuốn)

(5) Bảng tin

Thiết kế và in các poster dán tại bảng tin tại mỗi văn phòng, với các sự kiện cần truyền thông, hoặc các thông báo, các chương trình khuyến mãi mà công ty đang thực hiện.

(6) Standee

Tùy sự kiện, chương trình mà sẽ in và dựng standee đặt ở các vị trí ra vào ở các cửa các văn phòng.

(7) Truyền miệng

Kênh này powerful nhất, vì cần phải tạo được tiếng ‘xầm xì’ giữa các thành viên trong công ty về 1 vấn đề mà mình đang muốn làm nóng lên. Thường qua 1 Group các leader, team PR sẽ nhờ các leader truyền thông trực tiếp tới các thành viên trong đơn vị, bộ phận, phòng ban của mình về 1 vấn đề nào đó, chương trình nào đó.

(*) Đánh giá về mức độ hiệu quả của các kênh thì thực sự là tùy vào đặc thù của nội dung cần truyền thông thì sẽ sử dụng kênh nào. Trong trường hợp nào thì cần huy động tất cả các kênh, với tần suất ra sao. Ví dụ, trường hợp cần phải có thông tin rõ ràng như chính sách, quy định thì cần phải gửi qua mail cho toàn DKTer (nói có sách mách có chứng), nhưng bổ sung thêm việc truyền thông qua radio để nhắc nhở mọi người về sự ‘tồn tại’ của email đó, vì tỷ lệ mở mail thường thấp, không cao. Về cơ bản thì kênh nào ‘quy tụ’ được sự tập trung của tất cả mọi người để cùng lắng nghe thì sẽ là tốt nhất. Vì vậy những thông tin quan trọng nhất cần tất cả mọi người chú ý thì thường được đưa vào chương trình Con đường thành công, là khoảng thời gian sinh hoạt chung của cả công ty.

Ngoài ra, nếu có yếu tố ‘thi thố’ giữa các bộ phận, vì sự ganh đua, danh dự và vì phần thưởng mà tự bản thân sự kiện đó đã là 1 động lực cho các đội phải ‘rỉ rả’ với nhau về chương trình. Vì vậy, kinh nghiệm để tạo nên tiếng ‘xầm xì’ nếu tổ chức 1 cuộc thi là nên tập trung vào ‘giá trị tiền thưởng’ & ‘vinh danh’ mà chương trình mang lại cho mọi người.

2. Có campaign nào mà team thực sự thấy tâm đắc/rút ra được nhiều bài học hữu ích có thể chia sẻ với mọi người?

Campaign đang làm là The voice DKT 2017

Thể lệ của cuộc thi chia làm 3 vòng: vòng giấu mặt, vòng đối đầu và vòng chung kết. Số lượng các ứng viên và HLV cũng dàn trải ở các bộ phận khác nhau nên màu cờ sắc áo của từng đội, từng văn phòng và sự đầu tư ‘thi đua’ giữa các HLV và các thí sinh tự bản thân nó cũng là 1 động lực để tạo nên âm vang của chương trình trong suốt cuộc thi, từ trước khi nó bắt đầu.
Đến thời điểm này, với sự đầu tư của các đội, các ứng viên thì có lẽ đã vượt quá phần ‘giá trị giải thưởng’, nên tâm lý của mọi người sẽ là muốn đóng góp, cống hiến 1 tiết mục thú vị và ấn tượng cho các khán giả.

3. Từ kinh nghiệm làm truyền thông nội bộ DKT đang thực hiện, có những bài học, lưu ý, lời khuyên nào cho các doanh nghiệp khác?

Yếu tố ‘lựa chọn nhân sự nào’ để làm truyền thông nội bộ là rất quan trọng. Tuyệt vời nhất là khi công ty có 1 team bao gồm:

(1) nhân sự có khả năng kết nối tốt với các leader của các bộ phận; các nhân viên trong công ty, chịu khó la liếm và có các thông tin cập nhật, kịp thời, thông tin nóng hổi cùng với thái độ cầu thị, sẵn sàng lắng nghe và tiếp nhận thông tin;

(2) nhân sự chỉn chu, cầu toàn để tạo nên những sản phẩm truyền thông chất lượng, không hạt sạn, có chiều sâu về thông tin và thông điệp cần truyền tải.

Nôm na là bạn cần kịp thời tiếp cận được với ‘nguồn tin’, nuôi dưỡng mối quan hệ với nguồn tin đó; và khả năng xây dựng nội dung và truyền đạt nội dung, thông điệp đó.

Bài chia sẻ của chị Giang nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình của các thành viên trong Biệt đội Trăng Đen. Hi vọng rằng các bạn đều đã thu lượm được những kiến thức hữu ích và có thể phần nào áp dụng vào việc làm truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp, công ty của mình. 


Người biên tập: Huyên Cosy

Trả lời

Top