Chia sẻ về tự động hoá trong công việc hàng ngày

Khoảng mấy tháng gần đây, mình thấy báo chí cộng đồng bàn tán rất nhiều về cách mạng công nghiệp 4.0, lúc đầu nghĩ nó xa vời, sau khi tìm hiểu thì thấy đúng là nó… xa vời thật. Toàn kiểu máy móc thay thế con người, rồi doanh nghiệp lớn đùng, robot triệu đô, trí tuệ nhân tạo siêu việt,… Những cái mà những người nhân viên, người làm doanh nghiệp nhỏ chẳng thấy liên quan gì.Nhưng tư duy của mình gần đây đã thay đổi. Mình xin chia sẻ kinh nghiệm về việc bất cứ ai cũng có thể sử dụng tự động hoá để tiết kiệm thời gian trong công việc hàng ngày. Và cái này nó nằm ở tư duy chứ không phải ở công cụ hay tiền bạc.

1. 1 ngày vào check Google Sheet 5 lần

Team mình đang tổ chức một khoá học trong Sài Gòn, và khoá học chủ yếu tuyển sinh online. Nhờ có #LadiPage của anh Bình Nguyễn mà mình đã không cần sử dụng bất cứ dòng code nào mà sau 1 ngày cũng có một website để có thể tuyển sinh. Các bạn có thể tham khảo tại đây.Vấn đề ở đây là website ok rồi đó, thông tin ok rồi đó, giờ chờ người học đăng ký thôi. Cái form đăng ký này mình đã chọn tính năng gửi vào Google Spreadsheet, và mình sẽ check đơn học viên đã đăng ký ở trong sheet đó.Thời gian đầu mới đăng lên và thực hiện 1 vài hoạt động nhỏ, có thể chưa nhiều người biết đến nên đăng ký lúc đó hãy còn thưa lắm. Mình sốt ruột cứ muốn check lại phải vào drive, vào folder, vào file để xem (sau khôn hơn là biết bookmark), nhưng cảm giác xem đơn đăng ký chẳng có gì thay đổi ngày 4-5 lần thấy rất phí thời gian, dù chỉ là vài giây.Đó là lý do mình nghĩ xem có cách nào mình không cần phải vào check mà mình vẫn biết có ai đăng ký rồi được không.

2. Kết nối Google Sheet với Gmail

Thực ra cách đơn giản nhất là bật notification lên, cứ có thay đổi nào mới trong Google sheet thì Gmail sẽ update.Cơ mà cái Notification này khá phiền toái, đó là hoạt động nào nó cũng update, ví dụ sửa 1 dấu phẩy cũng update. Mình cùng 1 chị nữa check đơn, thấy chị ấy sửa 1 ô note lại thôi mình cũng nhận được mail. Mình thấy vậy không ổn. Có thể cài đặt Notification kiểu này mình còn mất thời gian hơn để check ấy chứ.

Đây là sự khó chịu mình gặp phải khi cài Notification của Google Sheet
Thế là bài toán lúc này đã rõ ràng: Cứ lúc nào có 1 hàng mới thêm vào Google Sheet, mình nhận được mail báo cáo là có người đăng ký. Mình cần 1 cách nào đó để làm như vậy.Trước đó mình biết 1 số app tự động hoá. Nổi tiếng nhất là IFTTT (If This Then That – nếu thế này thì thế kia). Tuy nhiên mình thử với IFTTT thì không được. Mất cả tiếng ngồi mò mẫm rồi tìm không ra. Mình không chịu thua, nghĩ rằng hẳn sẽ phải có cách nào đó. Và mình tìm thấy Zapier (link ở cuối bài).Zapier giải quyết được đúng vấn đề mình cần. Kết nối Google Sheet với Google Mail, setup được tiêu đề và cả nội dung mail gửi về, cứ có đăng ký mới là sẽ có mail. Và lúc này mình thật sự thảnh thơi, và không cần phải mất thời gian nghĩ đến việc “phải check”, rồi “phải vào xem số liệu”, rồi xem có ai mới đăng ký không để hỗ trợ. Người nào đăng ký chưa chuyển tiền mình biết hết, đăng ký học ở Sài Gòn, Đà Nẵng hay Hà Nội mình biết luôn, mình cũng biết cả họ đăng ký cho bao nhiêu người.Chỉ bằng việc chờ mail và check mail.
Đây là hình ảnh là mail của mình sau khi setup được một con bot nho nhỏ hóng người đăng ký.

3. Tự cách mạng 4.0

Mình có nhớ mang máng một câu rất hay của Mark Zukerberg, đó là: “Tôi tin vào máy tính hơn con người, ít nhất là nó luôn làm theo đúng những gì tôi bảo.” Chỉ với việc setup được 1 con bot làm 1 chuyện rất đơn giản thôi là trực chờ hòm thư đợi có người gửi thư về thì đem ngay đến cho tao, nhưng nếu không phải là máy tính, mà là con người, maybe chuyện đó rất khó khăn. Người phải ăn, người phải ngủ, người đâu có thể đứng ở 1 chỗ suốt cả ngày.

Đây là thông tin mà con bot nhỏ mình mới cài đặt nó sẽ gửi cho mình, đó là tất cả những gì mình cần
Thế nên tự động hoá có thể tiết kiệm thời gian, giải phóng được nỗi lo canh cánh, tự do trong suy nghĩ, tập trung vào những việc cần đầu tư đầu óc hơn là những việc cụ thể hoá lặp đi lặp lại.Và với sự hỗ trợ của các “ông lớn”, mình tin rằng mọi người có thể tự động hoá công việc của mình hơn rất nhiều. Chỉ cần thay đổi tư duy thôi.Gần đây nhất, sau khi thấy khá oải với một số bài trả lời khá dài trên Quora (một mạng xã hội hỏi đáp mình đang tham gia), mình thường xuyên phải copy cả đoạn text tiếng Anh, bật qua app Google Trans, paste vô để nó dịch ra tiếng Việt. Thì mình đã tự động hoá cho mình một con bot nhỏ trong điện thoại, cứ khi nào mình copy đoạn text nào bằng tiếng Anh, chỉ cần bấm 1 nút, nó sẽ dịch cả đoạn cho mình.Và thực sự, khi bạn có thể tự động hoá công việc của bạn, bạn cảm thấy mình làm chủ cuộc sống tốt hơn.Một chút tâm sự của cá nhân mình khi triển khai chạy truyền thông cho ZeroC. Mình nghĩ rằng trong công việ (Marketing – truyền thông – quảng cáo, việc tự động hoá và tự cách mạng 4.0 là khá cần thiết để tiết kiệm thời gian, tập trung vào những mục tiêu lớn hơn. Và hãy sử dụng tối ưu công cụ, điển hình là chiếc điện thoại bạn đang cầm trên tay mình để đọc bài này.


Một số công cụ tự động hoá rất trực quan giúp bạn không cần biết lập trình vẫn có thể cài đặt dễ dàng:1. IFTTT2. Zapier3. Workflow <= cái này là app startup được chính Apple mua lại luôn đó.1 số cái mình biết đến mà chưa sử dụng, mọi người có thể tham khảo thêm:4. automate.io5. bip.io6. cloudwork.com7. integromat.comHãy cẩn thận, vì có thể sau khi thay đổi tư duy và tìm hiểu xong, bạn sẽ có mong muốn tự động hoá mọi việc đang làm hàng ngày, giống như mình. Hihi. 

Người viết: Hạ Hồng Việt

 

Trả lời